Urzędy Stanu Cywilnego m.st. Warszawy – centralna platforma i system rezerwacji online

Migracja sześciu lokalizacji USC z niezależnych systemów do centralnej platformy Qmatic Orchestra z rezerwacją wizyt online.

Warszawa to największe polskie miasto, w którym obsługa mieszkańców od lat realizowana jest przy wsparciu rozwiązań Qmatic wdrożonych przez iFlow. Miasto przeprowadziło gruntowną reformę obsługi — od zmiany terminologii (petent → klient) po wdrożenie standardów obsługi klienta.

Wyzwania

Rozproszona struktura systemów działających niezależnie w poszczególnych biurach
Potrzeba budowy miejskiego systemu centralnego do zarządzania wszystkimi punktami obsługi
Utrzymanie jednolitych, wysokich standardów obsługi mieszkańców.

Porozmawiajmy o rozwiązaniu
dopasowanym do Twojej biznesu.

Umów konsultację

Rozwiązanie

Miasto zdecydowało o migracji z modelu rozproszonego do centralnego systemu Qmatic Orchestra, obejmującego sześć lokalizacji USC, z centralną administracją i dostępem do danych ze wszystkich USC w jednym miejscu, monitoringiem obciążenia w poszczególnych placówkach i standaryzacją procedur oraz elektroniczną rezerwacją wizyt online (rezerwacje.um.warszawa.pl) z limitem rezerwacji na dany dzień.

Rezultaty

Efektem jest jednolity standard zarządzania kolejkami i podróżą klienta w całej sieci USC, konfiguracja i eksploatacja systemu w pełni przez przeglądarkę z dowolnego miejsca oraz spójny system informatyczny przynoszący znaczne korzyści administracyjne. Rośnie zainteresowanie mieszkańców rezerwacją online — sprawy załatwiane są szybciej i sprawniej.

"By umówić się z urzędnikiem w konkretnej sprawie, trzeba wejść na stronę rezerwacji. Dla zapewnienia sprawnej obsługi ustanowiony jest limit rezerwacji internetowych na dany dzień."