Zarządzanie obsługą klienta w urzędzie bez kolejek
Skracamy czas oczekiwania, porządkujemy ruch mieszkańców i dajemy kierownikom wydziałów oraz zespołom cyfryzacji pełny obraz tego, co dzieje się w urzędzie.
Jakie problemy rozwiązujemy
w administracji publicznej?
Projektujemy i wdrażamy systemy, które usprawniają obsługę mieszkańców — od zarządzania ruchem, przez komunikację w czasie rzeczywistym, po dane wspierające lepsze decyzje.
Długie kolejki
Brak kontroli nad ruchem interesantów powoduje opóźnienia i frustrację.
Brak organizacji obsługi
Nierównomierne obciążenie stanowisk i chaos w procesie obsługi.
Niska jakość komunikacji
Mieszkańcy nie wiedzą, gdzie się udać i ile będą czekać.
Brak danych do optymalizacji
Brak narzędzi do analizy i poprawy procesów obsługi.
Zobacz nasze rozwiązania w praktyce
Umów bezpłatną konsultację dla swojego urzędu
Słuchaj opinii mieszkańców
i rozwijaj swoje usługi
Zadowolenie mieszkańców to jeden z najsilniejszych sygnałów jakości obsługi w instytucji. Wiedząc, co ludzie cenią i czego oczekują, możesz stale doskonalić działania i utrzymywać przewagę. Oferujemy kompleksowe narzędzie do badania satysfakcji, które pomaga na bieżąco monitorować zadowolenie, identyfikować mocne i słabe obszary, analizować trendy i podążać za zmieniającymi się potrzebami.
Rozwiązania dopasowane
do sektora Administracji publicznej
Projektujemy i wdrażamy systemy, które usprawniają obsługę mieszkańców — od zarządzania ruchem, przez analizę danych, po komunikację w czasie rzeczywistym.
Przyjazne środowisko obsługi mieszkańców
i pracy Twojego personelu
- Mieszkańcy umawiają wizytę na dogodny termin, co skraca czas oczekiwania i rozkłada obciążenie poza godziny szczytu.
- Komunikaty na monitorach wraz ze stanem kolejki angażują oczekujących i skracają odczuwany czas oczekiwania.
- Dopasowanie kompetencji pracownika do sprawy usprawnia obsługę i buduje pozytywne relacje.
- Feedback po wizycie pozwala monitorować zadowolenie i wskazywać obszary do poprawy.
Zarządzanie obsługą klienta w urzędzie, które widać w statystykach, nie tylko w poczekalni
iFlow wdraża zarządzanie obsługą klienta w urzędzie od ponad 30 lat — od Urzędu Miasta Katowice po Starostwo w Legionowie, działające na naszym systemie nieprzerwanie od 2007 roku. Kierownicy wydziałów zyskują porządek w obsłudze mieszkańców, a zespoły cyfryzacji — dane i narzędzia do dalszej modernizacji urzędu.
Masz pytania?
My znamy odpowiedź
Czy system można dopasować do naszej organizacji?
Tak — każde wdrożenie projektujemy indywidualnie, uwzględniając procesy i infrastrukturę klienta.
Czy mieszkańcy mogą umówić wizytę online, zamiast czekać na miejscu?
Tak, rezerwacja wizyt online pozwala mieszkańcom wybrać dogodny termin i sprawę, co realnie odciąża stanowiska obsługi bez wcześniejszej rejestracji. To jedno z najczęściej wdrażanych rozwiązań w urzędach.
Jak zarządzanie obsługą klienta w urzędzie wspiera cyfryzację, a nie tylko samą kolejkę?
System dostarcza dane o ruchu mieszkańców, czasie obsługi i obciążeniu stanowisk, które zespoły cyfryzacji wykorzystują do raportowania i dalszych decyzji modernizacyjnych — to fundament szerszej strategii cyfrowej urzędu, nie tylko fizyczna poczekalnia.
Czy oferujecie wsparcie po wdrożeniu?
Tak. Zapewniamy bieżące wsparcie techniczne, pakiety serwisowe i materiały eksploatacyjne, aby system działał niezawodnie długo po uruchomieniu.
Czy da się to wdrożyć w sądzie lub urzędzie pracy, nie tylko w urzędzie miasta?
Tak — pracujemy też z sądami (Sąd Rejonowy w Pruszkowie) i urzędami pracy (Warszawski Urząd Pracy, 35 stanowisk), gdzie specyfika obsługi interesantów różni się od typowego urzędu miasta, ale mechanika zarządzania ruchem pozostaje ta sama.
Czy wdrożenie wymaga wymiany systemów, które już mamy w urzędzie?
Nie — integrujemy się z istniejącymi systemami urzędowymi przez otwarte API, więc nie trzeba wymieniać infrastruktury. Potwierdza to m.in. wieloletnia, sukcesywnie rozwijana współpraca ze Starostwem w Legionowie.
Porozmawiajmy
o Twoim procesie obsługi klienta
Opowiedz nam, z jakim wyzwaniem się mierzysz — zaproponujemy rozwiązanie dopasowane do Twojego biznesu.
Jarosław Tyma
Dyrektor ds. sprzedaży
Biuro:
Żytnia 13/89, 01-014 Warszawa