Znoszenie kolejnych restrykcji i odmrażanie nie tylko gospodarki, ale także wielu sfer życia społecznego szczęśliwie się zaczęło. W nadchodzących tygodniach i miesiącach dalej będą łagodzone obostrzenia związanie z epidemią a usługodawcy muszą być przygotowani na przyjęcie klientów w covidowej rzeczywistości. Ponieważ ryzyko związane z COVID-19 nadal będzie potencjalnie wysokie, należy spodziewać się, że niektóre ograniczenia będą wciąż obowiązywać. Dlatego też usługodawcy muszą zachować ostrożność podczas ponownego otwierania swoich placówek i świadczenia usług.
Jednym z rozwiązań, które może być bardzo pomocne, jest korzystanie z systemu rezerwacji wizyt. Dzięki umawianiu wizyt, usługodawcy mogą zarządzać przepływem klientów oraz optymalizować wejścia i minimalizować przebywanie klientów do czasu niezbędnego na ich obsługę, wymuszając w ten sposób dystans społeczny wymagany w tej sytuacji.
W poprzednim wpisie przybliżyliśmy kluczowe zalety systemu rezerwacji wizyt. W tym artykule przedstawimy porady dotyczące wykorzystania systemu w celu usprawnienia zarządzania przepływem klientów.
Wskazówki dotyczące planowania wizyt: Jak zarządzać spotkaniami, aby usprawnić zarządzanie przepływem klientów
-
Zintegruj swoje rozwiązania w celu płynnego zarządzania przepływem klientów
Rezerwacja wizyt to tylko część rozwiązania. Aby płynnie zarządzać przepływem klientów, usługodawcy muszą również zapewnić kompleksowy system kolejkowania, który „zaopiekuje się” klientem już od jego wejścia do punktu obsługi. Synergia obu systemów jest kluczowa, aby zapewnić sprawność całego procesu obsługi.
-
Segmentuj klientów przed ich przybyciem
Jeśli świadczysz różne usługi w swoich oddziałach, możesz segmentować klientów według usług, których potrzebują. Gdy tylko to możliwe, proś klientów o określenie usługi, której realizacji oczekują już na etapie rezerwacji wizyty. Pozwoli Ci to uzyskać przegląd wymaganych usług w danym czasie i odpowiednio zaplanować obsadę stanowisk.
-
Zawsze informuj klientów na bieżąco
Informowanie klientów na każdym etapie procesu, od momentu umówienia wizyty, aż po finalizację obsługi, jest niezmiernie ważne. Wysyłaj więc potwierdzenie umówienia wizyty, przypomnienie o zbliżającym się terminie oraz wszelkie aktualizacje dotyczące zmian.
-
Ułatw klientom korzystanie z systemu rezerwacji
Bądź pewien, że gwarantujesz sprawny i przyjazny dla klienta proces. Wraz z informacjami aktualizującymi status zaplanowanej wizyty czy też przypomnieniami o zbliżającym się terminie, możesz na przykład wysłać link do check-inu. Klient podążając za nim zabezpieczy swoje miejsce w wirtualnej kolejce, oszczędzając w ten sposób czas i podnosząc swoje pozytywne doświadczenia na najwyższy level.
To tylko niektóre wskazówki dotyczące efektywnego sposobu planowania wizyt służącego usprawnieniu zarządzania przepływem klientów. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, pobierz rekomendowany przewodnik tutaj.
Źródło: https://www.qmatic.com/blog/appointment-scheduling-tips
Jeśli postulaty skrócenia czasu oczekiwania klientów, zminimalizowania zatłoczenia w strefach oczekiwania i poczucia kontroli nad przepływem klientów są Ci bliskie, system rezerwacji wizyt również powinien być. Postawienie na tego rodzaju rozwiązanie generuje szereg korzyści zarówno po stronie usługodawcy, jak i klienta.
To nie tylko łatwiejszy dla klientów dostęp do usług, ale wieloaspektowa poprawa efektywności, działalności operacyjnej, warunków pracy dla personelu czy wreszcie poziomu doświadczeń klientów. Począwszy od rezerwacji terminu po samą realizację usługi, systemowe rozwiązanie płynnie łączy cały proces, aby zapewnić doskonałą obsługę klienta. Przyjrzyjmy się dokładniej wybranym zaletom systemu rezerwacji wizyt:
Kontrola liczby osób w punkcie obsługi i zarządzanie przepływem klientów
Korzystanie z rozwiązań rezerwacji wizyt daje możliwość kontrolowania liczby osób w punkcie obsługi. Pozwala również zarządzać przepływem klientów za pomocą liczby terminów dostępnych na określony czas.
Wprowadzenie umawiania wizyt znacząco eliminuje skupiska klientów i pozwala zrównoważyć obciążenie placówki.
Większa elastyczność, spokój ducha i lepsza obsługa dla klienta
W obecnej sytuacji, gdy ryzyko infekcji jest nadal wysokie, klienci prawdopodobnie będą chcieli ograniczyć czas spędzany w miejscach publicznych, dzięki czemu będą mogli wybrać czas, który będzie dla nich odpowiedni i przybyć na krótko przed umówionym terminem. Takie rozwiązanie pozwala klientom również lepiej zarządzać swoim czasem. Wszystko to przyczynia się do lepszej obsługi klienta i gwarantuje pozytywne doświadczenia z wizyty w punkcie obsługi.
Wzrost wydajności
Ponieważ klienci mogą wcześniej umówić się na spotkanie i wybrać usługę, której potrzebują, znacznie łatwiej jest zaplanować odpowiednie zasoby, aby dopasować wymagane usługi do dostępnego personelu i efektywniej nim zarządzać.
Mniejszy poziom stresu dla pracowników
Zaplanowane wizyty dają usługodawcom możliwość zarządzania przepływem klientów, a także zapewniają przegląd wymaganych usług w nadchodzących dniach. Dzięki tym informacjom i dostępności zasobów zaplanowanym z wyprzedzeniem, personel może być lepiej przygotowany, co niewątpliwie zmniejsza stres.
W przypadku zainteresowania tematyką sposobów efektywnego planowania wizyt, serdecznie polecamy uwadze opracowanie Qmatic dostępne tutaj.
Źródło: https://www.qmatic.com/blog/appointment-scheduling-tips